关于市场部业务单据、

付款及费用报销相关规定的通知

为了规范操作与审批流程，保证市场部业务单据规范、项款支付及时且手续顺畅，经公司研究决定，对业务单据、货款支付及报销、领用借款等手续要求如下：

一、贸易架构

二、单据及要求

（一）合同及补充协议

需按照公司流程，经法务及相关主管部门审核后，再经过用印流程审批盖章；档案室留存一份原件，财务部留存一份原件。

（二）货权文件

1、送货单：“由甲方指定人员签收的送货单”原件，需由供货商转交给中新房华建，再由中新房华建转交给托盘方，此为托盘方与甲方结算的依据之一；

2、结算单：中新房与供货方的结算单需经双方核对无误后，双方盖章，一式二份，双方执一份原件；中新房与托盘方的结算单需经双方核对无误后，双方盖章，一式二份，双方执一份原件；

3、收货确认单：供货方向中新房华建出具的收货确认单，由中新房盖章、签字回寄，中新房华建留存复印件及电子扫描件；中新房华建向托盘方出具的收货确认单，由托盘方盖章、签字回寄，托盘方留存复印件及电子扫描件；

4、发票：

（1）中新房华建向供货方出具盖章的开票信息（盖公章或财务章）；中建材资源向中新房华建出具盖章的开票信息（盖公章或财务章）；

（2）供货方按批次结算金额向中新方华建开具增值税专用发票，并将发票抵扣联和发票联原件交给中新房华建；中新房华建按批次结算金额向托盘方开具增值税专用发票，并将发票抵扣联和发票联原件交给中建材资源。

（三）公司内部记账所需资料

1、入库单：市场部送货统计表及送货单复件；

2、出库单：以托盘方盖章的收货确认单为基础。

三、付款所需资料及审批流程

（一）付款所需资料

1、收款方账户信息：以付款申请人通过企业微信申请付款时所填写的收款人账户信息为准；

2、购销合同；

3、结算单；

4、付款审批单：以企业微信付款申请审批为准。

（二）付款审批流程

1、以企业微信付款审批流程为准。

四、付款时间

（一）业务部门催促中建材资源按照协议约定7个工作日内完成付款支付；

（二）业务部门催促中新房华建按照协议约定工作日内24h完成付款支付。

五、内部报销

（一）应用范围：各类费用报销及借款。

（二）要求：统一由市场部文员整理，借款人与领款人相一致、报销人与借款人相一致、领款人与报销人相一致，每次借款或报销，需将前一张借条还清，方可再借或报销。每次出差返回公司后30日内完成报销，否则公司按照自行放弃报销处理，特殊情况，写申请，主要领导同意除外。不可先还部份款项。

（三）办理手续：由报销本人到出纳室领款，并还清借条。

    其他类似贸易参照以上方式执行，以上，请全体市场人员知悉并相互周知！

特此

通知！

中新房华建集团有限公司综合部

                                                 2021年7月23日